Turnauksen järjestäminen on projektiluontoista työtä ja työn määrä lisääntyy kohti tapahtumaa mentäessä hurjasti. Turnauksen järjestäminen on kuitenkin myös järjestäjille erittäin palkitsevaa, sillä onhan "kätten jäljet" ja urheilun syvin elämys näkyvästi esillä itse tapahtumassa.

Hyvä suunnittelu, tehtävien jako ja suunnitelmallinen turnauspalavereissa sovittujen asioiden ylöskirjaaminen helpottavat tekemistä. Turnauksen järjestämisessä kannattaa hyödyntää mahdollisimman monien ihmisten työresurssia. Selviä vastuualueita on jaettavissa jopa kymmenille vapaaehtoiselle ja vähenevästä talkooaktiivisuudesta huolimatta turnaustyölle löytyy vielä tänä päivänäkin tekijänsä.

Paras toimintamalli lienee jakaa tehtävät riittävän yksinkertaisissa ja selkeissä paloissa talkoolaisille. Ei: "Seija vastaat turnauksen kahviotoiminnasta", vaan: "Seija sopiiko, että keität turnauksessa kahvia la klo 07-15".

Yllätyksinä tulee aina ja kaikkeen ei kokenutkaan seuratoimija pysty varautumaan. Itse olen ollut järjestämässä muutamia isompia ja kymmeniä pienempiä turnauksia. Selkeä havainto on se, että tärkeimmät asiat ovat etenkin niitä mihin on syytä kiinnittää huomiota; tilavaraukset, otteluohjelmat, tuomarit ja olosuhteet esimerkiksi.

Eräässä isossa turnauksessa huomasimme, että mitalien jakoja tulisi tapahtua puolen tunnin sisällä 3-4 kentällä eri puolilla tapahtumapaikkaa. Vaikka olisi paraskin fakiiri selvittämään mitalinauhoja ja omaisit nopean potkulaudan niin kiirettä pitää. Erään kerran olimme laskemassa porukalla useampien sarjojen sarjataulukoita, sillä jatkoon menevät otteluparit tuli julkaista tulostaululla nopeasti. Kesken kovimman aivotyön kokoustilan ovi avattiin ja kysyttiin: "oisko kellään ruuvimeisseliä?" JUU EI -kuului vastaus aika monesta suusta. Käsiä ja aivoja on hyvä olla reservissä kaikista hektisimmille turnaushetkille, mutta näiden pienempien asioiden kanssa pärjää, kun osaa luovia sopivasti.



Tässä vielä karkea muistilista, josta on hyvä lähteä liikkeelle:

    • markkinointi
    • mainosmyynti, yhteistyökumppanit
    • mainosmateriaalit
    • oheistapahtumat
    • ilmoittautumisjärjestelmä
    • kutsukirjeiden ja ajo-ohjeiden lähettäminen
    • turnauskaavio, otteluohjelma
    • turnausmitalit ja -palkinnot
    • viranomaisilmoitukset
    • turnauspaita, -passit
    • ajo-opastekyltit, pukuhuonekyltit joukkueille ja tuomareille
    • kahvio
    • tuomarit ja toimitsijat
    • ensiapu
    • olosuhteet; ajettu nurmi, puhdas lattia?
    • turnausajan toiminta: kilpailupäällikkö, turvallisuusvastaava, palkintojenjako, tulospäivitys ym.
    • tulospalvelu, nettisivut, sosiaalinen media
    • mediayhteistyö ennen ja jälkeen turnauksen
    • loppusiivous
    • rahojen laskeminen ja tilittäminen
    • kiitokset

 
Ei muuta kuin rohkeasti ideoimaan ja toteuttamaan koko urheiluseurakentän peruskulmakiveä eli hyviä pelejä!