Seuratoimijoiden vähät resurssit ovat kovilla etenkin siihen aikaan, kun ilmoittautumisia otetaan vastaan ja ryhmät ovat starttaamassa. Tuohon ajanjaksoon ajoittuvat etenkin harrastetoiminnan organisoijalla monet muutkin toimet, kuten lisenssien hankinnat, ohjaajien rekrytoinnit, varustehankinnat, harjoitusvuorojen jaot jne. jne. Usein mahdollisuudeksi jää pienten resurssien maksimointi. Seuran toiminnan vakiinnuttaminen ja toimintamallien tutuksi tekeminen helpottaa ja vähentää radikaalisti yhteydenottoja ja epäselvyyksiä.

Nykypäivänä on onneksi mahdollista ottaa käyttöön kausi-, leiri- ja turnausilmoittautumisten ja maksujen hallintaan tehdyt räätälöidyt ohjelmistot, joilla voi luoda sähköisiä lomakkeita eri tarpeisiin. Ohjelmistojen avulla voidaan säästyä sadoilta "turhilta" puheluilta ja sähköposteilta. Ilmoittautumisjärjestelmät ovat erittäin käteviä ja seura saa kaiken tarvitsemansa datan kerralla ja oikein tietoonsa. Järjestelmissä on monesti myös maksuhallinta mukana, ja jäsenmaksut saa kerättyä ja karhuttua automaattisesti.

 

 

 

Esimerkkejä hyödyistä:

*Ilmoittautumiset saadaan tarvittavine tietoineen sähköisesti järjestelmän kautta => Ei enää sähköposti- ja puhelurallia, kaikki tieto oikein ja heti.

*Ilmoittautumiset saa näkyviin reaaliajassa nettiin => Vanhemmat näkevät sen tiedon mitä tarvitsevat eli mahtuuko lapsi ryhmään vai ei? Ilmoittautumisia tulee enemmän (?). Valmentajat ja joukkueenjohtajat voivat keskittyä oikeisiin asioihin, ei puheluihin, sähköposteihin tai tietojen keräämiseen ym.!

*Järjestelmä kerää verkkomaksupainikkeiden tai sähköisten laskujen avulla jäsenmaksut => ei laskuja, postituksia tms. turhaa työtä.

*Voit karhuta maksamattomat yhdellä napin painalluksella => vähemmän saamattomia maksuja, postituksia, tiliotteiden seuraamisia tms.

*Voit kysyä myös muita tietoja ilmoittautumisen yhteydessä ja koostaa tiedoista reaaliaikaisia nettilinkkejä ja esim. excel-tiedostoja => Esim. joukkueluettelo (pelinumero, nimi), yhteystietoluettelo vanhemmille (vanhempien nimet, yhteystiedot), pelipaitojen koot reaaliajassa urheiluliikkeeseen (paitakoko), leiri-ilmoittautumisten ruoka-allergiat ruokaravintolalle tms. (leiriläisen nimi, ruoka-aineallergia)

*Järjestelmän kautta voi hoitaa tiedottamisen sähköpostitse tai tekstiviesteillä => Ei enää postituksia, epäselvyyksiä. Tieto liikkuu!


7Gear suosittelee varauksetta hankkiutumaan turhista töistä eroon ja hylkäämään "mahtuuko se meijän matti ryhmään vai ei?" -linjan. Tutustukaa markkinoiden tarjontaan! Kaikille yli 100 jäsenen seuroille sähköisen ilmoittautumis-, maksuhallinta- ja tiedottamisjärjestelmän hankinta lienee taloudellisesti kannattavaa esim. noin 1 000 - 2 500€ vuotuisista hankinta- ja käyttömenoista huolimatta.